РБС Тренинговый Центр ЦДР 3С

Профессиональная настройка электронной почты

Рейтинг:  5 / 5

Звезда активнаЗвезда активнаЗвезда активнаЗвезда активнаЗвезда активна
 

Если Вы планируете профессионально использовать электронную почту для своих целей, то без грамотной настройки Вам далеко не уехать.

Профессиональная настройка включает в себя:

1. Настройка автоответчика

2. Настройка подписи

3. Настройка фотографии

4. Настройка внутренних папок для классификации корреспонденции

5. Настройка сборщика корреспонденции с других почтовых ящиков

Настройка автоответчика



 

Профессиональная работа с почтой должна всегда подразумевать под собой систему адекватного привлечения внимания к себе.
Теперь по русски. 

Бизнес всегда строится на большом количестве контактов. Поэтому переписка всегда идет большим потоком. Переписка идет как с потенциальным рынком, так и с рабочей  базой.

Во-первых,  в этом случае всегда имеет большое значение такой момент как скорость реагирования на входящие сообщения. Так как Интернет работает 24 часа в сутки, а человек работает не более 12 часов в сутки, то пробелы всегда необходимо чем-то заполнять, потому что от скорости Вашей реакции очень многое зависит. В этом случае автоответчик играет роль «БЫСТРОЙ РЕАКЦИИ»

Во-вторых, всегда возникают моменты, когда могут возникать периоды простоя в бизнесе (различные форс-мажорные обстоятельства).

В этом случае автоответчик играет значение «ЗАПОЛНИТЕЛЯ ПРОСТРАНСТВА»

В-третьих, в общем объеме переписки всегда присутствует элемент случайности, когда к Вам попадает корреспонденция не по назначению (от случайных адресатов). В этом случае автоответчик играет роль «БЕСПЛАТНОЙ РЕКЛАМЫ».

Как правильно настроить автоответчик:

1. Для начала определите, есть ли он у Вас в Вашем почтовом ящике. Зайдите в настройки и посмотрите эту функцию.

2. Создайте текст, который будет отправляться в письме автоответчика.

3. Протестируйте автоответчик.

Для примера настроим автоответчик в почтовом ящике GMAIL

Заходим в раздел Настройки. Общие настройки и находим пункт Автоответчик.

Выбираем раздел «Включить автоответчик».

Создаем текст автоответчика.

В принципе текст автоответчика зависит от нескольких моментов:

- От характера Вашего бизнеса

- От клиентской базы, с которой ведется переписка

- От конкретной ситуации

Попозже мы опишем все эти моменты. Сейчас давайте приведем несколько вариативных ситуаций.

Пример 1. Вы используете почту для переписки с потенциальными клиентами, с Вашего сайта или по Вашему объявлению.

Тема письма автоответчика:  «Здравствуйте. Вы обратились на электронный адрес компании «Сокол»

Текст: «Здравствуйте. Вы обратились на электронный адрес компании «Сокол»

Благодарим Вас за письмо. В ближайшее время мы свяжемся с Вами и ответим на все Ваши вопросы.

Вы также можете связаться с нами по телефону, через  Скайп.

С уважением, менеджер по связям с общественностью ...

Контактный телефон: +7……….

Логин в Скайпе: ………..

Наш сайт: ……………»

Пример 2. Вы используете почту, когда уезжаете в отпуск. Доступ к Интернету есть не везде.

Тема письма автоответчика: «Здравствуйте. Вы обратились на электронный адрес компании «Сокол»

Текст: «Здравствуйте. Вы обратились на электронный адрес компании «Сокол»

Благодарим Вас за письмо. В данный момент я нахожусь в отпуске. Вы можете связаться со мной по телефону +9…………………

С уважением, менеджер по связям с общественностью ...

Контактный телефон: +7……….

Логин в Скайпе: ………..

Наш сайт: ……………»

Тестируем автоответчик.

Создав сообщение автоответчика, перейдите на свой запасной электронный адрес и протестируйте свой автоответчик.

Так Вы наглядно получите представление о том, что у Вас получилось в итоге.

ВСЕ ПРОСТО!

Итак, давайте определимся, нужен ли Вам автоответчик. Автоответчик Вам нужен, если:

Если бывают периоды, когда Вы выпадаете из бизнеса по различным причинам. В этом случае автоответчик используется как способ донесения дополнительной контактной информации для потенциального и живого рынка.

Если Ваш бизнес развивается не только в Интернете, но и в реальной жизни. В этом случае автоответчик используется как способ донесения дополнительной контактной информации для потенциального и живого рынка.

Если Вы хотите привлечь внимание своих клиентов, за счет скорости реакции на обращение. В этом случае автоответчик усиливает положительное влияние на клиента (естественно в случае правильно составленного текста)

Если Вы хотите привлечь внимание клиента к своему сайту. В этом случае автоответчик играет роль источника дополнительного целевого трафика для Вашего вэб-ресурса.

- Если Вы хотите вывести клиента на живой контакт, за счет публикации дополнительных способов связи (Скайп, телефон, ICQ). В этом случае автоответчик создает  прецедент для перехода потенциального клиента в разряд теплых клиентов. Практика показывает, что живой контакт с клиентом гораздо эффективнее простой переписки по электронной почте.

Поделись с друзьями